Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

Sistema Montero es el responsable del tratamiento de los datos personales que recoge a través de su sitio web, su portal y sus canales de atención.

• Correo electrónico: monterojk2014@hotmail.com
• Teléfono y WhatsApp: +57 304 384 6438
• Sitio web: sistemamontero.com

2. Marco legal

Esta política se expide en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia (artículo 15), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y las demás normas que los modifiquen o complementen.

3. Datos que recogemos

Según el servicio que solicites, podemos tratar los siguientes datos:

• Identificación: tipo y número de documento, nombres y apellidos, fecha de nacimiento.
• Contacto: correo electrónico, teléfono, dirección y ciudad.
• Seguridad social y laborales: EPS, fondo de pensiones, ARL, caja de compensación, ingreso base de cotización, salario o valor de contratos, novedades y planillas PILA.
• Empresariales: razón social, NIT, sucursales y datos de los trabajadores que la empresa nos encargue afiliar o reportar.
• Acceso al portal: usuario y contraseña (guardada cifrada), registros de ingreso y dirección IP con fines de seguridad.

Datos sensibles

Para algunos trámites, como derechos de petición ante EPS o gestión de incapacidades, puede ser necesario tratar información de salud, que la ley considera dato sensible. No estás obligado a entregarla; solo la pediremos con tu autorización expresa y únicamente para el trámite que solicites.

Niñas, niños y adolescentes

Solo trataremos datos de menores de edad cuando sea necesario para su afiliación como beneficiarios, respetando su interés superior y con autorización de su representante legal.

4. Para qué usamos tus datos

• Liquidar y pagar aportes a seguridad social mediante la Planilla Integrada (PILA).
• Realizar afiliaciones, traslados y trámites ante EPS, fondos de pensiones, ARL y cajas de compensación.
• Elaborar derechos de petición y gestionar novedades que nos encargues.
• Crear y administrar tu cuenta en el portal, y verificar tu identidad al ingresar.
• Enviarte comprobantes, recordatorios de pago y respuestas a tus solicitudes.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Proteger la seguridad del portal y prevenir accesos no autorizados o fraude.

No vendemos ni alquilamos tus datos personales.

5. Tus derechos

Como titular de los datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización que nos otorgaste.
• Ser informado sobre el uso que hemos dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos personales.

6. Cómo ejercer tus derechos

Puedes enviar tu consulta o reclamo por correo o WhatsApp, indicando tu nombre, documento de identidad, la descripción de tu solicitud y un medio de respuesta.

• Consultas: se responden en un máximo de 10 días hábiles, prorrogables por 5 días hábiles más, avisándote el motivo.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en un máximo de 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles más, avisándote el motivo.

7. Con quién compartimos tus datos

Para prestar el servicio compartimos la información estrictamente necesaria con:

• Operadores de información PILA, EPS, fondos de pensiones, ARL, cajas de compensación y demás entidades del Sistema de Seguridad Social.
• Proveedores tecnológicos que actúan como encargados, como Google Cloud y Google Workspace, donde se alojan el portal y los respaldos. Estos servicios pueden almacenar la información en servidores fuera de Colombia, con niveles adecuados de protección.
• Autoridades que la soliciten en ejercicio de sus funciones legales.

8. Conservación y seguridad

Conservamos tus datos mientras mantengas una relación con nosotros y durante el tiempo que exijan las normas laborales, contables y tributarias. Aplicamos medidas técnicas y administrativas para protegerlos; puedes conocerlas en nuestra página de Seguridad.

9. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 14 de octubre de 2026. Si la modificamos de forma sustancial, lo informaremos en este sitio antes de aplicar los cambios. Las bases de datos estarán vigentes mientras se cumplan las finalidades descritas.